Įvadas
Ši Duomenų privatumo politika (toliau – Politika) aprašo, kaip ir kodėl UAB „Vocali“ (toliau – Duomenų tvarkytojas) tvarko asmens duomenis, kai naudojami Vocali sprendimai (toliau – Vocali). Ši Politika taikoma šiems atvejams:
- Kai naudojama Vocali sprendimo paskyra medicininių dokumentų rengimui;
- Kai su mumis bendraujama kitais būdais, įskaitant techninį palaikymą, mokymus, pardavimus ar kitus su Vocali susijusius įvykius.
Ši Privatumo politika padės geriau suprasti jūsų privatumo teises ir pasirinkimus. Jei nesutinkate su šia Politika arba mūsų taikomomis praktikomis, prašome nesinaudoti Vocali.
01 Pagrindinės sąvokos
Asmens duomenys – bet kokia informacija apie fizinį asmenį.
Duomenų subjektas – fizinis asmuo, kurio Asmens duomenys yra tvarkomi.
Duomenų tvarkytojas – UAB „Vocali“, juridinio asmens kodas 307111508, buveinės adresas Šiaulių g. 10-56, LT-01134, Vilnius.
Duomenų valdytojas – sveikatos priežiūros įstaiga, kuri įsigyja ir naudoja Vocali paslaugas savo medicininės dokumentacijos rengimo reikmėms.
Naudotojas – fizinis asmuo, turintis prieigą prie Vocali platformos ir ja besinaudojantis pagal suteiktas teises ir atsakomybes.
Vocali – tai dirbtiniu intelektu paremtas sprendimas, kurio tikslas – suteikti sveikatos priežiūros įstaigų darbuotojams priemones operatyviai, tiksliai ir efektyviai atlikti administracines užduotis, pasitelkiant paciento vizito garso įrašą, transkripciją bei struktūrizuotą informacijos apdorojimą. Vocali sprendimas leidžia automatizuotai parengti ir užpildyti ambulatorinio apsilankymo formą, taip sumažinant administracinę naštą ir leidžiant daugiau dėmesio skirti pacientui.
Paslaugos – bet kokia sąveika su Bendrove naudojantis Vocali sprendimu ar kita susijusia veikla.
Reglamentas (BDAR) – 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) 2016/679.
Trečiosios šalys – „Google Cloud“ teikianti DI paslaugas pagal pasirašytą duomenų tvarkymo sutartį (angl. Cloud Data Processing Addendum, toliau – CDPA).
STT – Automatinis kalbos atpažinimas (Speech-to-Text).
LLM – Didelės kalbos modelis (Large Language Model).
02 Garso įrašų rinkimas ir laikinas saugojimas
Vocali platformos veikimas grindžiamas gydytojo ir paciento pokalbio įrašymu vizito metu. Garso įrašą naršyklėje inicijuoja Naudotojai, per Tvarkytojo sukurtą Vocali internetinę platformą.
Garso įrašas pradiniame etape saugomas tik vietinėje naršyklės atmintyje ir laikomas laikinai – iki tol, kol Naudotojas jį pateikia apdorojimui. Jei Naudotojas atnaujina puslapį arba uždaro naršyklės langą, įrašas iš karto ir negrįžtamai ištrinamas, nesuteikiant galimybės jį atkurti.
Pateikus įrašą apdorojimui, jis persiunčiamas į Tvarkytojo serverį, esantį „Amazon Web Services“ (AWS) infrastruktūroje, „eu-central-1“ regione (Frankfurtas, Vokietija). Šiame serveryje įrašas saugomas tik laikinai – tol, kol yra įkeliamas į Trečiosios šalies paslaugų teikėjo – „Google Cloud Storage“ (GCS) – saugyklą esančią „europe-west4“ regione (Nyderlandai). Po įkėlimo į GCS, įrašas iš Tvarkytojo serverio iš karto ištrinamas.
03 Garso įrašų transkribavimas
Įkėlus garso įrašą į Trečiosios šalies – „Google Cloud Storage“ (GCS) – saugyklą, inicijuojamas jo transkribavimas. Transkribavimo proceso metu gydytojo ir paciento pokalbio garso įrašas automatiškai paverčiamas tekstu, sukuriant atitinkamą transkripcijos failą.
Šis procesas atliekamas naudojant Trečiosios šalies – „Google Speech-to-Text“ – paslaugą, kuri yra sukonfigūruota taip, kad garso įrašo transkribavimas vyktų „europe-west4“ regione (Nyderlandai). Taip pat užtikrinama, kad Naudotojų duomenys nebūtų naudojami modelių mokymui ar tobulinimui. Duomenys apdorojami išimtinai paslaugos teikimo tikslu, laikantis su paslaugos tiekėju sudarytos duomenų tvarkymo sutarties (CDPA) nuostatų.
Garso įrašai ir jų transkripcijos failai GCS saugykloje saugomi tik ribotą laiką – iki tol, kol yra baigtas jų apdorojimas. Saugykla sukonfigūruota taip, kad ištrynus bet kurį failą, jis būtų negrįžtamai pašalinamas be galimybės jį atkurti.
Baigus apdorojimą, tiek garso įrašas, tiek transkripcijos failas automatiškai ištrinami iš saugyklos, užtikrinant, kad asmens duomenys nebūtų saugomi ilgalaikėje perspektyvoje.
04 Transkripcijos maskavimas, analizė ir struktūravimas naudojant DI
Gavus transkripcijos tekstą iš „Google Speech-to-Text“ paslaugos, prieš perduodant jį tolimesniam apdorojimui, Tvarkytojo serveryje yra atliekamas automatinis asmens duomenų filtravimo ir maskavimo žingsnis. Šio proceso metu siekiama identifikuoti ir paslėpti transkripcijoje esančius asmenį identifikuojančius duomenis.
Asmens duomenų filtravimas ir maskavimas
Sistema yra sukonfigūruota atpažinti ir užmaskuoti šias asmens duomenų kategorijas:
- Vardus ir pavardes;
- Asmens kodus;
- Adresus;
- Telefono numerius;
- El. pašto adresus.
Identifikuoti asmens duomenys yra pakeičiami specialiomis žymėmis (pvz., [VARDAS], [PAVARDĖ], [ASMENS_KODAS]), taip užtikrinant, kad į tolimesnį apdorojimo etapą patektų nuasmenintas transkripcijos variantas.
Transkripcijos apdorojimas naudojant LLM
Nuasmenintas transkripcijos tekstas perduodamas į Trečiosios šalies – „Google Cloud Vertex AI“ – paslaugą, kur vykdomas LLM pagrindu veikiantis teksto apdorojimas „europe-west4“ regione (Nyderlandai). Papildomai, LLM yra specialiai instruktuotas į galutinį generuojamą medicininį dokumentą neįtraukti jokių asmens duomenų, net jei tokie pasitaikytų tekste. Visi duomenys apdorojami tik paslaugos teikimo tikslais pagal galiojančią duomenų tvarkymo sutartį (CDPA). Duomenys nėra nei saugomi, nei naudojami modelių mokymui ar tobulinimui.
Apdorojus transkripciją, Tvarkytojo serveryje suformuojamas galutinis medicininis dokumentas, atitinkantis gydytojo ir paciento pokalbio turinį. Ši forma perduodama į naudotojo naršyklę, kur ji laikinai saugoma – tik tol, kol naudotojas ją peržiūri.
Forma automatiškai ištrinama iš naršyklės be galimybės ją atkurti jeigu naudotojas:
- paspaudžia ištrynimo mygtuką;
- atnaujina puslapį;
- uždaro naršyklės langą;
- arba grįžta į ankstesnį žingsnį.
4.1. Neprivalomas generuotų formų išsaugojimas
Pagal numatytuosius nustatymus Vocali sistema neišsaugo sugeneruotų medicininių dokumentų. Visos formos automatiškai ištrinamos iš naršyklės, kaip aprašyta 4 skyriuje.
Tačiau Duomenų valdytojo prašymu gali būti suteikta galimybė išsaugoti sugeneruotas formas Duomenų tvarkytojo duomenų bazėje istorijos peržiūros tikslais. Šiuo atveju:
- Formos išsaugomos tik gavus aiškų Duomenų valdytojo sutikimą ir prašymą aktyvuoti šią funkciją;
- Naudotojas gali bet kada peržiūrėti savo anksčiau sugeneruotų formų istoriją Vocali platformoje;
- Naudotojas turi galimybę bet kada ištrinti bet kurią arba visas išsaugotas formas naudojant trynimo funkciją platformoje;
- Formos saugomos tol, kol Naudotojas jas ištrina arba kol Duomenų valdytojas nutraukia šios funkcijos naudojimą;
- Išsaugotos formos apsaugotos tomis pačiomis saugumo priemonėmis, kaip ir kiti sistemos duomenys (žr. 6 skyrių).
05 Kaupiami metaduomenys
Vocali sistema sukurta remiantis „Privacy by Design & Default“ principais, užtikrinant, kad sistema rinktų tik minimalų kiekį duomenų, būtinų paslaugoms teikti, analizuoti ir tobulinti.
Šiame skyriuje nurodyti metaduomenys yra techninio pobūdžio, jie nėra ir negali būti susieti su jokiais pacientų asmens duomenimis. Jie renkami ir naudojami išskirtinai Tvarkytojo paslaugų teikimo, veikimo užtikrinimo, analizės bei tobulinimo tikslais. Metaduomenų saugojimo terminas yra tiesiogiai susietas su paslaugų teikimo sutarties, sudarytos su Duomenų valdytoju, galiojimu. Pasibaigus sutarčiai, visi su ja susiję metaduomenys per 30 (trisdešimt) dienų yra negrįžtamai nuasmeninami, pašalinant bet kokią sąsają su konkrečiu Naudotoju. Sistemoje kaupiami šie metaduomenys:
Vizito įrašymo data ir laikas. Nustato, kada buvo atliktas garso įrašas.
Naudotojo identifikatorius. Siejamas su sistemos naudotoju, tačiau nesusijęs su paciento asmens duomenimis.
Garso įrašo trukmė. Matuojama, kiek laiko truko garso įrašas.
Apdorojimo trukmės. Laiko intervalai, reikalingi garso įrašo apdorojimui, STT ir LLM analizei.
Transkripcijos žodžių skaičius. Žodžių skaičius, kurie buvo įrašyti transkripcijos faile.
Transkripcijos simbolių skaičius. Bendras simbolių skaičius (raidžių, skaičių, skyrybos ženklų) transkripcijos faile.
LLM žodžių skaičius. Žodžių skaičius LLM sugeneruotame medicininiame dokumente.
LLM simbolių skaičius. Simbolių skaičius LLM sugeneruotame atsakyme.
Naudotojo sugeneruoto medicininio dokumento įvertinimas ir atsiliepimas. Skaitiniai (1–5) ir žodiniai atsiliepimai apie generuotą medicininį dokumentą, naudojami paslaugos tobulinimui.
06 Prieiga ir konfidencialumas
Siekiant užtikrinti garso įrašų, transkripcijų ir kitų su Naudotojais susijusių duomenų saugumą, Vocali platformoje taikomi griežti prieigos valdymo, konfidencialumo ir infrastruktūros apsaugos principai. Visi techniniai ir organizaciniai sprendimai pagrįsti asmens duomenų apsaugos teisės aktais, įskaitant Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR), ir atitinka gerąsias informacinių sistemų saugos praktikas.
Prieigos valdymas
- Prieigą prie DI įrankių, GCS saugyklos, duomenų bazių, serverių ir kitų sisteminių resursų turi tik iš anksto įgalioti Tvarkytojo inžinieriai ir administratoriai, prisijungiantys naudodami individualius autentifikacijos duomenis.
- Taikoma dviejų veiksnių autentifikacija (2FA).
- Naudojami stiprūs, periodiškai keičiami slaptažodžiai.
- Prieigos teisės valdomos taikant IAM (Identity and Access Management) politikas, remiantis mažiausios būtinybės (least privilege) principu.
- Visi prisijungimai ir veiksmai registruojami prieigos žurnaluose (audit logs), leidžiančiuose vykdyti auditus, analizuoti incidentus ir nustatyti atsakingus asmenis.
Infrastruktūros apsauga
- Visa Tvarkytojo infrastruktūra (serveriai, duomenų bazės, laikinieji failų saugojimo sprendimai) talpinama tik Europos Sąjungos teritorijoje.
- Visas duomenų perdavimas tarp Naudotojo naršyklės, Tvarkytojo serverių ir Trečiųjų šalių DI modelių vykdomas naudojant saugų TLS protokolą.
Atsarginės kopijos
Siekiant užtikrinti paslaugų tęstinumą ir duomenų prieinamumą incidentų atveju, yra kuriamos automatizuotos Tvarkytojo duomenų bazės atsarginės kopijos. Garso įrašai, jų transkripcijos ir sugeneruoti medicininiai dokumentai nėra saugomi Tvarkytojo duomenų bazėje ir į atsargines kopijas nėra įtraukiami. Atsarginės kopijos apima metaduomenis, kaip nurodyta skyriuje 5.
- Saugojimo trukmė ir vieta: automatizuotos atsarginės kopijos saugomos 7 dienas AWS infrastruktūroje, „eu-central-1“ regione (Frankfurtas, Vokietija).
- Saugumo priemonės: duomenys „at rest“ šifruojami naudojant AES-256, o perdavimas (in transit) apsaugotas SSL/TLS.
- Panaikinimas: po 7 dienų saugojimo laikotarpio atsarginės kopijos automatiškai ir negrįžtamai ištrinamos.
Trečiųjų šalių prieiga
Tvarkytojas su trečiąja šalimi „Google Cloud“ yra sudaręs teisiškai įpareigojančią duomenų tvarkymo sutartį (CDPA), reglamentuojančią prieigą prie Naudotojų duomenų ir jų apsaugą. CDPA numato, kad:
- Duomenys negali būti naudojami modelių mokymui ar kitoms antrinėms reikmėms.
- Duomenys naudojami tik paslaugų vykdymo tikslais, laikantis BDAR.
- Subrangovų kontrolė: „Google“ užtikrina, kad jos pasitelkiami subrangovai laikytųsi tų pačių įsipareigojimų; suteikiama teisė pagrįstai prieštarauti naujiems subrangovams.
Incidentų valdymas
Duomenų valdytojas informuojamas apie bet kokį asmens duomenų saugumo pažeidimą nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 24 valandas nuo pažeidimo nustatymo momento. Įvykus saugumo pažeidimui, Tvarkytojas imasi priemonių žalai sumažinti, teikia reikalingą informaciją ir bendradarbiauja, kad būtų tinkamai įvykdyta pareiga pranešti VDAI ir (ar) duomenų subjektams. Duomenų subjektai (pacientai) informuojami per Duomenų valdytoją, ne vėliau kaip per 72 valandas, jei pažeidimas gali juos paveikti.
07 Paciento informavimas ir sutikimas
Garso įrašymas atliekamas tiesiogiai gydytojo ir paciento konsultacijos metu, todėl Duomenų valdytojas privalo užtikrinti, kad pacientas būtų tinkamai informuotas apie Vocali naudojimą ir jo procesą, tikslus bei duomenų saugojimo sąlygas.
Duomenų valdytojas turi pasirūpinti, kad pacientas pasirašytų informuotą sutikimą dėl Vocali naudojimo, užtikrinant, kad sutikimas būtų aiškus, laisvas ir nedviprasmiškas. Sutikimas gali būti fiksuojamas vienu iš šių būdų:
- Raštiškai, pridedant sutikimo formą prie medicininių dokumentų;
- Skaitmeniniu žymėjimu ESIS (kai dirbama be asmens ambulatorinių kortelių).
Pacientas turi teisę bet kuriuo metu atšaukti sutikimą, kreipdamasis į Duomenų valdytoją.
08 Kontaktinė informacija
Dėl papildomos informacijos apie duomenų saugumą ar duomenų subjektų teises galite kreiptis į atsakingą asmenį:
El. paštas: hello@vocali.lt
Tel. nr.: +370 689 30490
09 Politikos pakeitimai
Tvarkytojas pasilieka teisę bet kada atnaujinti ar keisti šią Politiką, įskaitant su Vocali sprendimo saugumu, funkcionalumu ar turinio apsauga susijusias nuostatas. Naujausia dokumento versija visada yra pasiekiama Vocali sprendimo interneto svetainėje. Apie esminius pakeitimus, kurie gali turėti įtakos Naudotojų naudojimuisi Vocali sprendimu, Tvarkytojas įsipareigoja pranešti Duomenų valdytojui iš anksto el. paštu arba per sprendimo pranešimų priemones bent prieš 5 (penkias) kalendorines dienas iki jų įsigaliojimo.